Privacy protocol KBO-PCOB-Goes

juni 2018

KBO-PCOB verwerkt persoonsgegevens. In dit privacyprotocol geven wij antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door KBO-PCOB en de aangesloten verenigingen (KBO en PCOB).

KBO-PCOB streeft ernaar te voldoen aan de geldende wetgeving ten aanzien van de verwerking van persoonsgegevens (de Algemene Verordening Gegevensbescherming).

Wat zijn persoonsgegevens? Persoonsgegevens zijn gegevens die iets over een individu zeggen. Bijvoorbeeld naam, (mail)adres, geboortedatum, foto’s e.d. Wanneer (een combinatie van) deze gegevens naar een individu herleid kunnen worden spreken we over persoonsgegevens. Wanneer anderen die persoonsgegevens in bezit hebben, moeten ze daar zorgvuldig mee omgaan.

Persoonsgegevens verdienen bescherming

Het beschermen van ieders privacy is een onderwerp waar de laatste jaren in toenemende mate aandacht voor is. In het digitale tijdperk, waarin het uitwisselen van informatie op grote schaal een peulenschil is geworden, is het goed om alert te zijn op misbruik van persoonsgegevens. Dat geldt ook voor een vereniging als KBO-PCOB. In dit privacyprotocol
geven wij aan hoe KBO-PCOB voldoet aan de wetgeving.

Van wie verwerkt KBO-PCOB persoonsgegevens?

KBO-PCOB verwerkt persoonsgegevens van mensen met wie wij direct of indirect een relatie hebben, willen krijgen of hebben gehad. Dat zijn bijvoorbeeld gegevens van:

Leden en vrijwilligers van bij KBO-PCOB aangesloten verenigingen;
Mensen die interesse tonen in het lidmaatschap van een van de aangesloten verenigingen of die in het verleden lid zijn geweest;
Abonnees op het Magazine van KBO-PCOB;
Mensen die als niet-lid deel hebben genomen aan door KBO-PCOB of een van de aangesloten verenigingen georganiseerde activiteiten en/of acties;
Mensen die aan een bedrijf of organisatie verbonden zijn waar wij een relatie mee hebben, willen krijgen of hebben gehad.

Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van mijn persoonsgegevens?

Alle onderdelen van KBO-PCOB verwerken persoonsgegevens in een ledenadministratiesysteem. Dit kunnen zowel de afd. Goes KBO-PCOB, KBO-Zeeland als voor de PCOB het verenigingsbureau zijn.

Waarvoor verwerkt KBO-PCOB persoonsgegevens?

Om lid te kunnen worden van een van de bij KBO-PCOB aangesloten verenigingen, om abonnee te worden, aan de slag te gaan als vrijwilliger, deel te nemen aan een activiteit van de vereniging of om een andere relatie met ons te gaan, hebben we persoonsgegevens nodig. Met behulp van deze gegevens kunnen wij de communicatie op de passende wijze
verzorgen en zorg dragen voor de juiste informatie.
Leden, abonnees en relaties wil en we zo goed mogelijk van dienst zijn. Naam en adresgegevens gebruiken we bijvoorbeeld om contact te onderhouden en informatie te verschaffen over aan het lidmaatschap en abonnement gerelateerde zaken zoals het toesturen van (afdelings-)nieuws, uitnodigingen voor activiteiten en het magazine. Bij vragen aan bijvoorbeeld de ledenservice, verwerken wij persoonsgegevens om onze leden en relaties zo goed mogelijk van dienst te zijn.
Mailadressen gebruiken wij voor het toesturen van digitale informatie, zoals nieuwsbrieven of voor online onderzoeken. Voor de nieuwsbrieven en on-line onderzoeken kan iemand zich eenvoudig uitschrijven door onderaan het betreffende bericht op ‘afmelden’ te klikken (OPTOUT).
Mail aan de leden wordt altijd verzonden via de zgn BCC constructie, zodat de emailadressen van individuele leden niet zichtbaar zijn.
De (schriftelijke en digitale) lijsten welke gebruikt worden voor de distributie van het magazine en de deelname aan activiteiten worden na afloop van de gebeurtenis vernietigd.

Verwerkt KBO-PCOB bijzondere persoonsgegevens?

Nee, KBO-PCOB verwerkt geen bijzondere persoonsgegevens. Bijzondere persoonsgegevens zijn strikt vertrouwelijke gegevens waarvoor extra privacybescherming van toepassing is, zoals bijvoorbeeld medische informatie, ras, politieke of geloofsovertuiging, strafrechtelijke gegevens e.d. Dat soort gegevens zijn niet nodig voor het doel van onze vereniging:
lidmaatschap en de deelname aan activiteiten. KBO-PCOB draagt er zorg voor dat iedereen die persoonsgegevens verwerkt zich daarvan bewust is en daar naar handelt.

Hoe gaat KBO-PCOB met persoonsgegevens om?

Persoonsgegevens worden veilig en zorgvuldig bewaard en niet langer dan noodzakelijk is voor gebruik binnen de vereniging of voor het doel waarvoor zij zijn verwerkt. Wij zijn ons ervan bewust dat deze gegevens aan ons zijn toevertrouwd en dat wij daar vertrouwelijk mee om dienen te gaan.

Wie kan er bij persoonsgegevens?

Binnen de afd. Goes van KBO-PCOB kan degene die belast is met de ledenadministratie de lidmaatschapsgegevens inzien en ook wijzigingen aanbrengen. Ook medewerkers van het verenigingsbureau en KBO Zeeland kunnen gegevens inzien als dat noodzakelijk is voor de uitvoering van hun takenpakket (voor de vereniging PCOB geldt: ook wijzigingen
aanbrengen).
De autorisatiestructuur binnen de ledenadministratie is vastgelegd in een handleiding. Daarin is onder meer vastgelegd wie toegang heeft tot de ledenadministratie en hoe de toekenning van rechten (inzage, verwerking ed.) precies in zijn werk gaat. (Zie hiertoe de bijlage “Overzicht rechten KBO-Leden afd. Goes KBO-PCOB).

Aanmelding als lid van de vereniging

De leden die zich als lid aanmelden bij Afd Goes KBO-PCOB doen dit door middel van een aanmeldingsformulier. Hierop staan de gegevens vermeld welke worden vastgelegd in KBOLeden. Dit formulier wordt ondertekent door het nieuwe lid als toestemming voor het gebruik van deze gegevens door de vereniging voor de aangegeven doelen. Het lid krijgt na inschrijving een ledenpasje met een KBO-PCOB lidnummer.
Het lid geeft tevens een machtiging af voor de jaarlijkse automatische incasso van het lidmaatschap (zie bijlage voor formulier).

Uitwisselen van persoonsgegevens met externe partijen

KBO-PCOB wisselt geen persoonsgegevens uit met externe partijen, tenzij er een gerechtvaardigd doel daarmee gediend wordt en met deze partij een verwerkersovereenkomst is overeengekomen (bijvoorbeeld voor de ledenadministratie of het hosten van de website).

Hoe lang worden uw gegevens bewaard?

Gegevens gerelateerd aan het lidmaatschap worden 2 jaar en daarna in beperkte vorm na beëindiging van het lidmaatschap bewaard om statistische informatie zoals ledenaantallen over de jaren heen te kunnen genereren. Voor het bewaren van deze gegevens gelden wettelijk bepaalde voorschriften.
Leden die zich willen (laten) afmelden doen dit door een schriftelijke dan wel electronische mededeling aan de ledenadministrateur. Indien daarom gevraagd wordt zullen de gegevens direct worden geanoniminiseerd. Het lidmaatschap wordt beëindigd bij melding van overlijden of dient voor 1 december van enig jaar te worden opgezegd

Cookies e.d. op de website

Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan onze website – na uw toestemming - wordt opgeslagen in de browser van uw computer, tablet of smartphone. KBO-PCOB gebruikt cookies met een puur technische functionaliteit. Deze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en dat bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen onthouden worden. Daarnaast worden cookies gebruikt om u op basis van uw surfgedrag gericht van informatie te kunnen voorzien.
KBO-PCOB verzamelt en bewaart niet-persoonsgebonden informatie van bezoekers over het gebruik van deze website, zoals de datum en tijd waarop de website is bezocht, het type browser, browser-taal, het Internet Protocol (IP-) adres van de gebruikte computer, het aantal hits, welke pagina’s en sub-pagina’s eerder zijn bezocht en de duur van de gebruikerssessie.
KBO-PCOB verzamelt via een bezoek aan de website geen persoonsgegevens, tenzij u daarvoor kiest en deze informatie specifiek vermeldt.
U kunt zich afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kunt u ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van uw browser verwijderen. Zie voor een toelichting: https://veiliginternetten.nl/themes/situatie/cookies-wat-zijn-het-en-wat-doe-ik-ermee/
Op de web-site zullen persoonsgegevens alleen vermeld worden indien dit noodzakelijk is en alleen met toestemming van betrokkene.

Kan ik zien welke gegevens KBO-PCOB van mij verwerkt?

Elk lid heeft recht op inzage in de lidmaatschapsgegevens die KBO-PCOB verwerkt. Neem daarvoor contact op met de ledenadministratie van afd Goes KBO-PCOB. Indien gewenst kunt u ook verzoeken om de geregistreerde gegevens te wijzigen of te verwijderen.

Waar kan ik terecht met een vraag of een klacht?

Voor vragen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens door KBO-PCOB of een van de aangesloten verenigingen kunt u terecht bij de afd. Goes KBO-PCOB (ledenadministrateur), bij de KBO-Zeeland (secretaris) of voor PCOB bij de ledenservice van het verenigingsbureau. Voor het melden van (het vermoeden van) een beveiligings- of
datalek is een Procedure beveiligings- en datalek opgesteld.
KBO-PCOB heeft een Aandachtsfunctionaris Gegevensbescherming die naleving van de weten regelgeving coördineert. De Aandachtsfunctionaris Gegevensbescherming is tevens het meldpunt voor datalekken. De Aandachtsfunctionaris Gegevensbescherming kunt u bereiken op telefoonnummer 030 -3400 600 of per mail: Threes.Geelen@kbo-pcob.nl.

Wijzigingen privacybeleid

KBO-PCOB streeft naar een zo actueel mogelijk privacybeleid en behoudt zich daarom het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit privacyprotocol. Op de website van KBO-PCOB is altijd het meest recente protocol beschikbaar.